سياسات ولوائح الحوكمة

                                                                                   لجمعية وهج النسائية الخيرية

                                                                                          بالجبيل الصناعية

سياسة الإبلاغ عن المخالفات

وحماية مقدمي البلاغات

سياسة الإبلاغ عن المخالفات وحماية مقدمي البلاغات

مقدمة :          

          توجب سياسة وإجراءات الإبلاغ عن المخالفات (ويشار إليها فيما بعد بـ"السياسة") لجمعية وهج النسائية الخيرية (ويشار إليها فيما بعد "الجمعية") على أعضاء مجلس الإدارة والمدير التنفيذي ومدراء الأقسام وموظفي ومتطوعي الجمعية وأعضاءها الإلتزام بمعايير عالية من الأخلاق الشخصية أثناء العمل وممارسة واجباتهم ومسؤولياتهم . وتضمن هذه السياسة أن يتم الإبلاغ في وقت مبكر عن أي مخالفة أو خطر جدياً وسوء تصرف محتمل قد تتعرض لها الجمعية أو أصحاب المصلحة أو المستفيدين ومعالجة ذلك بشكل مناسب . كما يجب على كافة من يعمل لصالح الجمعية مراعاة قواعد الصدق والنزاهة أثناء آداء مسؤولياتهم والإلتزام بكافة القوانين واللوائح المعمول بها . تهدف هذه السياسة إلى تشجيع كل من يعمل لصالح الجمعية للإبلاغ عن أية مخاطر أو مخالفات وطمأنتهم إلى أن القيام بهذا الأمر آمن ومقبول ولا ينطوي على أي مسؤولية .

النطاق :

          تطبق هذه السياسة على جميع من يعمل لصالح الجمعية سواء كانوا أعضاء مجلس إدارة أو مدراء تنفيذيين أو مدراء أقسام أو موظفين أو أعضاء أو متطوعين أو مستشارين بصرف النظر عن مناصبهم في الجمعية ، وبدون أي استثناء . ويمكن أيضاً لأي من أصحاب المصلحة من مستفيدين ومانحين ومتبرعين وغيرهم الإبلاغ عن أية مخاطر أو مخالفات .

المخالفات :

          تشمل الممارسات الخاطئة أي مخالفات جنائية أو مالية أو الإخلال بأي إلتزامات قانونية أو تشريعية أو متطلبات تنظيمية داخلية أو تلك التي تشكل خطراً على الصحة أو السلامة أو البيئة .

وتشمل المخالفات التي يتوجب الإبلاغ عنها ، على سبيل المثال لا الحصر مايلي :

  • السلوك غير القانوني (بما في ذلك الرشوة أو الفساد) أو سوء التصرف .
  • سوء التصرف المالي (بما في ذبلك إدعاء النفقات الكاذبة ، إساءة إستخدام الأشياء القيمة ، غسيل الأموال أو دعم لجهات مشبوهة)
  • عدم الإفصاح عن حالات تعارض المصالح (مثل إستخدام شخص منصبه في الجمعية لتعزيز مصالحه الخاصة أو مصالح الآخرين فوق مصلحة الجمعية) .
  • إمكانية الإحتيال (بما في ذلك إضاعة ، إخفاء أو إتلاف الوثائق الرسمية ) .
  • الجرائم الجنائية المرتكبة ، او التي يتم إرتكابها ، او التي يحتمل إرتكابها أياًّ كان نوعها .
  • عدم الإلتزام بالسياسات وأنظمة وقواعد الرقابة الداخلية او تطبيقها بصورة غير صحيحة .
  • الحصول على منافع أو مكافآت غير مستحقة من جهة خارجية لمنح تلك الجهة معاملة تفضيلية غير مبررة .
  • الإفصاح عن معلومات سرية بطريقة غير قانونية .
  • التلاعب بالبيانات المحاسبية .
  • تهديد صحة الموظفين وسلامتهم .
  • إنتهاك قواعد السلوك المهني والسلوك غير الأخلاقي .
  • سوء إستخدام الصلاحيات أو السلطات القانونية .
  • مؤامرة الصمت والتستر فيما يتعلق بأي من المسائل المذكورة أعلاه .

الضمانات :

          تهدف هذه السياسة إلى إتاحة الفرصة لكل من يعمل لصالح الجمعية للإبلاغ عن المخالفات وضمان عدم تعرضه للإنتقام أو الإيذاء نتيجة لذلك . وتضمن السياسة عدم تعرض مقدم البلاغ لخطر فقدان وظيفته أو منصبه أو مكانته الإجتماعية في الجمعية ولأي شكل من أشكال العقاب نتيجة قيامه بالإبلاغ عن أية مخالفة . شريطة ان يتم الإبلاغ عن المخالفة بحسن نية وان تتوفر لدى مقدم البلاغ معطيات اشتباه صادقة ومعقولة ، ولايهم إذا اتضح بعد ذلك بأنه مخطيء .

          من أجل حماية المصلحة الشخصية للمبلّغ فإن هذه السياسة تضمن عدم الكشف عن هوية مقدم البلاغ عند عدم رغبته في ذلك ، مالم ينص القانون على خلاف ذلك للمحافظة على كتمان وسرية هوية مقدم البلاغ عن أي مخالفة . ولكن في حالات معينة ، يتوجب للتعامل مع أي بلاغ أن يتم الكشف عن هوية مقدم البلاغ ، ومنها على سبيل المثال ضرورة كشف الهوية أمام أي محكمة مختصة . كذلك يتوجب على مقدم البلاغ المحافظة على سرية البلاغ المقدم من قبله وعدم كشفه لأي موظف أو شخص آخر . ويتوجب عليه أيضاً عدم إجراء أية تحقيقات بنفسه حول البلاغ . كما تضمن السياسة عدم إيذاء مقدم البلاغ بسبب الإبلاغ عن المخالفات وفق هذه السياسة .

إجراءات الإبلاغ عن مخالفة :

  • يفضل الإبلاغ عن المخالفة بصورة مبكرة حتى يسهل إتخاذ الإجراء المناسب في حينه .
    • الجرائم الجنائية المرتكبة ، او التي يتم إرتكابها ، او التي يحتمل إرتكابها أياًّ كان نوعها .
    • عدم الإلتزام بالسياسات وأنظمة وقواعد الرقابة الداخلية او تطبيقها بصورة غير صحيحة .
    • الحصول على منافع أو مكافآت غير مستحقة من جهة خارجية لمنح تلك الجهة معاملة تفضيلية غير مبررة .
    • الإفصاح عن معلومات سرية بطريقة غير قانونية .
    • التلاعب بالبيانات المحاسبية .
    • تهديد صحة الموظفين وسلامتهم .
    • إنتهاك قواعد السلوك المهني والسلوك غير الأخلاقي .
    • سوء إستخدام الصلاحيات أو السلطات القانونية .
    • مؤامرة الصمت والتستر فيما يتعلق بأي من المسائل المذكورة أعلاه .
  • الضمانات :
              تهدف هذه السياسة إلى إتاحة الفرصة لكل من يعمل لصالح الجمعية للإبلاغ عن المخالفات وضمان عدم تعرضه للإنتقام أو الإيذاء نتيجة لذلك . وتضمن السياسة عدم تعرض مقدم البلاغ لخطر فقدان وظيفته أو منصبه أو مكانته الإجتماعية في الجمعية ولأي شكل من أشكال العقاب نتيجة قيامه بالإبلاغ عن أية مخالفة . شريطة ان يتم الإبلاغ عن المخالفة بحسن نية وان تتوفر لدى مقدم البلاغ معطيات اشتباه صادقة ومعقولة ، ولايهم إذا اتضح بعد ذلك بأنه مخطيء .
              من أجل حماية المصلحة الشخصية للمبلّغ فإن هذه السياسة تضمن عدم الكشف عن هوية مقدم البلاغ عند عدم رغبته في ذلك ، مالم ينص القانون على خلاف ذلك للمحافظة على كتمان وسرية هوية مقدم البلاغ عن أي مخالفة . ولكن في حالات معينة ، يتوجب للتعامل مع أي بلاغ أن يتم الكشف عن هوية مقدم البلاغ ، ومنها على سبيل المثال ضرورة كشف الهوية أمام أي محكمة مختصة . كذلك يتوجب على مقدم البلاغ المحافظة على سرية البلاغ المقدم من قبله وعدم كشفه لأي موظف أو شخص آخر . ويتوجب عليه أيضاً عدم إجراء أية تحقيقات بنفسه حول البلاغ . كما تضمن السياسة عدم إيذاء مقدم البلاغ بسبب الإبلاغ عن المخالفات وفق هذه السياسة .
    إجراءات الإبلاغ عن مخالفة :

    • يفضل الإبلاغ عن المخالفة بصورة مبكرة حتى يسهل إتخاذ الإجراء المناسب في حينه .
  • على الرغم من أنه لا يطلب من مقدم البلاغ إثبات صحة البلاغ ، إلا انه يجب أن يكون قادراً على إثبات أنه قدم البلاغ بحسن نية .

معالجة البلاغ :

يعتمد الإجراء المتخذ بخصوص الإبلاغ عن أي مخالفة وفق هذه السياسة على طبيعة المخالفة ذاتها . إذ قد يتطلب ذلك إجراء مراجعة غير رسمية او تدقيق داخلياً وتحقيق رسمي . ويتم إتباع الخطوات التالية في معالجة أي بلاغ :

  • يقوم المدير التنفيذي عند إستلام البلاغات بإطلاع رئيس مجلس الإدارة (إذا لم يكن البلاغ موجهاً ضد الأول) على مضمون البلاغ خلال أسبوع من إستلام البلاغ .
  • يتم إجراء مراجعة أولية لتحديد ما إذا كان يتوجب إجراء تحقيق والشكل الذي يجب ان يتخذه . ويمكن حل بعض البلاغات بدون الحاجة لإجراء تحقيق .
  • إذا تبين أن البلاغ غير مبرر فلن يتم إجراء أي تحقيق إضافي . ويكون هذا القرار نهائياً وغير قابل لإعادة النظر مالم يتم تقديم إثباتات إضافية بخصوص البلاغ .
  • إذا تبين أن البلاغ يستند إلى معطيات معقولة ومبررة ، يتم غحالة البلاغ إلى المدير التنفيذي للتحقيق في البلاغ وإصدار التوصية المناسبة .
  • يجب على المدير التنفيذي الغنتهاء من التحقيق في البلاغ وإصدار التوصية خلال عشرة أيام عمل من تاريخ إحالة البلاغ .
  • ترفع الإدارة التنفيذية توصياتها إلى رئيس المجلس للمصادقة والإعتماد .
  • يتم تحديد الإجراءات التأديبية المترتبة على المخالفة وفق سياسة الجمعية وقانون العمل الساري المفعول .
  • تزويد مقدم البلاغ بمعطيات عن أي تحقيق يتم إجراؤه . ومع ذلك لايجوز إعلام مقدم البلاغ بأي إجراءات تأديبية أو غيرها مما قد يترتب عليها خلال الجمعية بالتزامات السرية تجاه شخص آخر .
  • تلتزم الجمعية بالتعامل مع الإبلاغ عن أي مخالفة بطريقة عادلة ومناسبة ، ولكنها لا تضمن أن تنسجم طريقة معالجة البلاغ مع رغبات مقدم البلاغ .

سياسة تعارض المصالح

تمهيد :

          تحترم "الجمعية الأهلية" خصوصية كل شخص يعمل لصالحها وتعد مايقوم به من تصرفات خارج إطار العمل ليس من إهتمامها ، إلا ان الجمعية ترى ان المصالح الشخصية لمن يعمل لصالحها أثناء ممارسة أي أنشطة إجتماعية ، او مالية أو غيرها قد تتداخل بصورة مباشرة أو غير مباشرة مع موضوعيته أو ولائه للجمعية مما قد ينشا معه تعارض في المصالح .

          تؤمن الجمعية بقيمها ومبادئها المتمثلة في النزاهة والعمل الجماعي والعناية والمبادرة والإنجاز ، وتأتي سياسة تعارض المصالح الصادرة عن الجمعية ، لتعزيز تلك القيم وحمايتها ، وذلك لتفادي أن تؤثر المصلحة الشخصية أو العائلية أو المهنية لأي شخص يعمل لصالح الجمعية على آداء واجباته تجاه الجمعية أو ان يتحصّل من خلال تلك المصالح على مكاسب على حساب الجمعية .

نطاق واهداف السياسة :                                        

  • تطبق هذه السياسة على كل شخص يعمل لصالح الجمعية ، ويشمل ذلك أعضاء الجمعية العمومية وأعضاء مجلس الإدارة والمدراء التنفيذيين وجميع الموظفين والمتطوعين .
  • يشمل تعارض المصالح ، ما يتعلق بالأشخاص انفسهم المذكورين في الفقرة السابقة ومصالح أي شخص آخر تكون لهم علاقة شخصية بهم ، ويشمل هؤلاء الزوجة ، الأبناء ، الوالدين ، الأشقاء ، او غيرهم من أفراد العائلة .
  • تعد هذه السياسة جزءاً لا يتجزأ من الوثائق التي تربط الجمعية بالأشخاص العاملين لصالحها سواء كانت تلك الوثائق قرارات تعيين أو عقود عمل .
  • تضمن الجمعية العقود التي تبرمها مع استشارييها الخارجيين أو غيرهم ، نصوصاً تنظم تعارض المصالح بما يتفق مع أحكام هذه السياسة .
  • تهدف هذه السياسة إلى حماية الجمعية وسمعتها ومن يعمل لصالحها من أي أشكال تعارض المصالح السلبية التي قد تنشأ بسبب عدم الإفصاح .

مسؤوليات وصلاحيات مجلس الإدارة والإدارة التنفيذية الخاصة بسياسة تعارض المصالح :

  • إدارة تعارض المصالح أحد الاختصاصات الرئيسة لمجلس الإدارة .
  • يجوز للمجلس تكوين لجان محددة من المجلس للنظر في المسائل التي من المحتمل أن تنطوي على تعارض المصالح ، مع مراعاة متطلبات استقلالية تلك اللجان .
  • لا يكون الشخص في حالة تعارض مصالح إلا إذا قرر مجلس إدارة الجمعية فيما يخص تعاملات الجمعية مع الغير أو تعاملات أعضاء المجلس والمدراء التنفيذيين في الجمعية أن الحالة تنضوي على تعارض مصالح ، وتكون صلاحية القرار مع المسؤول التنفيذي بخصوص باقي موظفي الجمعية .
  • يجوز لمجلس الإدارة وفقاً لسلطته التقديرية أن يقرر - بشأن كل حالة على حدة -  الإعفاء من المسؤولية عند تعارض المصالح الذي قد ينشأ عرضاً من حين لآخر في سياق نشاطات الشخص وقراراته المعتادة ، او الذي قد ينشأ في سياق عمله مع الجمعية ، سواء مايتعلق بمصالح مالية أو بمصالح تعيقه عن القيام بواجبه في التصرف على اكمل وجه بما يتوافق مع مصالح الجمعية .
  • عندما يقرر مجلس الإدارة ان الحالة تعارض مصالح ، يلتزم صاحب المصلحة المتعارضة بتصحيح وضعه وبجميع الإجراءات التي يقررها مجلس الإدارة وإتباع الإجراءات المنظمة لذلك .
  • لمجلس إدارة الجمعية صلاحية إيقاع الجزاءات على مخالفي هذه السياسة ، ورفع القضايا الجنائية والحقوقية للمطالبة بالأضرار التي قد تنجم عن عدم التزام جميع ذوي العلاقة بها .
  • مجلس الإدارة هو المخول في تفسير أحكام هذه السياسة على ان لا يتعارض ذلك مع الانظمة السارية واللائحة الأساسية للجمعية وانظمة الجهات المشرفة .
  • يعتمد مجلس الإدارة هذه السياسة ، ويبلغ جميع موظفي الجمعية وتكون نافذه من تاريخ الإبلاغ .
  • يتولى مجلس الإدارة التأكد من تنفيذ هذه السياسة والعمل بموجبها وإجراء التعديلات اللازمة عليها .

حالات تعارض المصالح :

          لا يعني وجود مصلحة لشخص يعمل لصالح الجمعية في أي نشاط سواء بشكل مباشر أو غير مباشر بالجمعية ، قيام تعارض في المصالح بين الطرفين . ولكن قد ينشأ تعارض المصالح عندما يطلب ممن يعمل لصالح الجمعية ان يبدي رأياً أو يتخذ قراراً ، او يقوم بتصرف لمصلحة الجمعية ، وتكون لديه في نفس الوقت إمّا مصلحة تتعلق بشكل مباشر او غير مباشر بالرأي المطلوب منه إبداؤه ، أو بالتصرف المطلوب منه إتخاذه ، او أن يكون لديه إلتزام تجاه طرف آخر غير الجمعية يتعلق بهذا الرأي أو القرار أو التصرف . إذ تنطوي حالات تعارض المصالح على إنتهاك للسرية ، وإساءة لاستعمال الثقة ، وتحقيق لمكاسب شخصية ، وزعزعة للولاء للجمعية .

          هذه السياسة تضع أمثلة لمعايير سلوكية لعدد من المواقف إلا انها بالضرورة لا تغطي جميع المواقف الأخرى المحتمل حدوثها ، ويتحتم على كل من يعمل لصالح الجمعيةالتصرف من تلقاء أنفسهم بصورة تتماشى مع هذه السياسة ، وتجنب ما قد يبدو انه سلوك يخالف هذه السياسة ومن الأمثلة على حالات التعارض ما يلي :

  • ينشأ  تعارض المصالح مثلاً في حالة أن عضو مجلس الإدارة أو المدراء التنفيذيين او أحد اعضاء المجلس العمومي أو أي من موظفي الجمعية مشاركاً او له صلة بأي نشاط ، او له مصلحة شخصية أو مصلحة تنظيمية أو مهنية في أي عمل او نشاط قد يؤثر بشكل مباشر أو غير مباشر على موضوعية قرارات ذلك العضو أو الموظف أو على قدراته في تادية واجباته ومسؤولياته تجاه الجمعية .
  • ينشأ التعارض في المصالح أيضاً في حالة أن عضو مجلس الإدارة او المدراء التنفيذيين يتلقى أو يحصل على مكاسب شخصية من أي طرف آخر سواء كان ذلك بطريقة مباشرة او غير مباشرة مستفيداً من موقعه ومشاركته في إدارة شؤون الجمعية .
  • قد ينشأ التعارض في المصالح من خلال الإستفادة المادية من خلال الدخول في معاملات مادية بالبيع أو الشراء أو التاجير للجمعية ز
  • أيضاً قد ينشأ التعارض في المصالح من خلال تعيين الأبناء أو الأقرباء في الوظائف او توقيع عقود معهم .
  • من إحدى صور تعارض المصالح تكون في حال إرتباط من يعمل لصالح الجمعية في جهة اخرى ويكون بينها تعاملات مع الجمعية .
  • الهدايا والإكراميات التي يحصل عليها عضو مجلس الإدارة أو موظف الجمعية من امثلة تعارض المصالح .
  • الإستثمار او الملكية في نشاط تجاري أو منشأة تقدم خدمات أو تستقبل خدمات حالية من الجمعية أو تبحث عن التعامل مع الجمعية .
  • إفشاء الأسرار أو غعطاء المعلومات التي تعتبر ملكاً خاصاً للجمعية ، والتي يطلع عليها بحكم العضوية أو الوظيفة ، ولو بعد تركه الخدمة .
  • قبول أحد الأقارب لهدايا من أشخاص أو جهات تتعامل مع الجمعية بهدف التأثير على تصرفات العضو أو الموظف بالجمعية قد ينتج عنه تعارض مصالح .
  • تسلم عضو مجلس الإدارة أو الموظف أو أحد أفراد عائلته من أي جهة لمبالغ أو أشياء ذات قيمة بسبب تعامل تلك الجهة مع الجمعية أو سعيها للتعامل معها .
  • قيام أي جهة تتعامل أو تسعى للتعامل مع الجمعية بدفع قيمة فواتير مطلوبة من الموظف أو احد أفراد عائلته .
  • أستخدام أصول وممتلكات الجمعية للمصلحة الشخصية من شانه أن يظهر تعارضاً في المصالح فعلياً أو محتملاً ، كاستغلال أوقات دوام الجمعية ، أو موظفيها ، او معداتها ، او منافعها لغير مصالح
  • ينشأ  تعارض المصالح مثلاً في حالة أن عضو مجلس الإدارة أو المدراء التنفيذيين او أحد اعضاء المجلس العمومي أو أي من موظفي الجمعية مشاركاً او له صلة بأي نشاط ، او له مصلحة شخصية أو مصلحة تنظيمية أو مهنية في أي عمل او نشاط قد يؤثر بشكل مباشر أو غير مباشر على موضوعية قرارات ذلك العضو أو الموظف أو على قدراته في تادية واجباته ومسؤولياته تجاه الجمعية .
  • ينشأ التعارض في المصالح أيضاً في حالة أن عضو مجلس الإدارة او المدراء التنفيذيين يتلقى أو يحصل على مكاسب شخصية من أي طرف آخر سواء كان ذلك بطريقة مباشرة او غير مباشرة مستفيداً من موقعه ومشاركته في إدارة شؤون الجمعية .
  • قد ينشأ التعارض في المصالح من خلال الإستفادة المادية من خلال الدخول في معاملات مادية بالبيع أو الشراء أو التاجير للجمعية 
  • أيضاً قد ينشأ التعارض في المصالح من خلال تعيين الأبناء أو الأقرباء في الوظائف او توقيع عقود معهم .
  • من إحدى صور تعارض المصالح تكون في حال إرتباط من يعمل لصالح الجمعية في جهة اخرى ويكون بينها تعاملات مع الجمعية .
  • الهدايا والإكراميات التي يحصل عليها عضو مجلس الإدارة أو موظف الجمعية من امثلة تعارض المصالح .
  • الإستثمار او الملكية في نشاط تجاري أو منشأة تقدم خدمات أو تستقبل خدمات حالية من الجمعية أو تبحث عن التعامل مع الجمعية .
  • إفشاء الأسرار أو غعطاء المعلومات التي تعتبر ملكاً خاصاً للجمعية ، والتي يطلع عليها بحكم العضوية أو الوظيفة ، ولو بعد تركه الخدمة .
  • قبول أحد الأقارب لهدايا من أشخاص أو جهات تتعامل مع الجمعية بهدف التأثير على تصرفات العضو أو الموظف بالجمعية قد ينتج عنه تعارض مصالح .
  • تسلم عضو مجلس الإدارة أو الموظف أو أحد أفراد عائلته من أي جهة لمبالغ أو أشياء ذات قيمة بسبب تعامل تلك الجهة مع الجمعية أو سعيها للتعامل معها .
  • قيام أي جهة تتعامل أو تسعى للتعامل مع الجمعية بدفع قيمة فواتير مطلوبة من الموظف أو احد أفراد عائلته .
  • أستخدام أصول وممتلكات الجمعية للمصلحة الشخصية من شانه أن يظهر تعارضاً في المصالح فعلياً أو محتملاً ، كاستغلال أوقات دوام الجمعية ، أو موظفيها ، او معداتها ، او منافعها لغير مصالح
  • الجمعية أو اهدافها ، او إساءة إستخدام المعلومات المتحصلة من خلال علاقة الشخص بالجمعية لتحقيق مكاسب شخصية ، او عائلية ، أو مهنية ، أو أي مصالح أخرى .

الإلتزامات :

على كل من يعمل لصالح الجمعية أن يلتزم بما يلي :

  • الإقرار على سياسة تعارض المصالح المعتمدة من الجمعية عند الإرتباط بالجمعية .
  • الإلتزام بقيم العدالة والنزاهة والمسؤولية والأمانة وعدم المحاباة أو الواسطة أو تقديم مصلحة النفس أو الآخرين على مصالح الجمعية .
  • عدم الإستفادة بشكل غير قانوني مادياً أو معنوياً هو أو أي من اهله وأصدقائه ومعارفه من خلال آداء عمله لصالح الجمعية .
  • تجنب المشاركة في اتخاذ القرارات التي تؤدي لتعارض مصالح أو توحي بذلك .
  • تعبئة نموذج الجمعية الخاص بالإفصاح عن المصالح سنوياً
  • الإفصاح لرئيسه المباشر عن أي حالة تعارض مصالح أو شبهة تعارض مصالح طارئة سواء كانت مالية أو غير مالية .
  • الإبلاغ عن أي حالة تعارض مصالح قد تنتج عنه أو من غيره ممن يعمل لصالح الجمعية .
  • تقديم ما يثبت إنهاء حالة تعارض المصالح ، في حال وجوده أو في حال طلب الجمعية ذلك .

متطلبات الإفصاح :

يتعين على أعضاء مجلس الإدارة والمدراء التنفيذيين وغيرهم من الموظفين والمتطوعين التقيد التام بالإفصاح للجمعية عن الحالات التالية ، حيثما انطبق ، والحصول على موافقتها في كل حالة ، حيثما اقتضت الحاجة سواء انطوت على تعارض فعلي أو محتمل للمصالح أم لا :

  • يتعين على اعضاء مجلس الإدارة والمدير التنفيذي وغيرهم من الموظفين والمتطوعين الإفصاح عن اية وظائف يشغلونها ، او ارتباط شخصي لهم مع جمعية أو مؤسسة خارجية ، سواء كانت داخل المملكة أم خارجها .
  • يتعين على اعضاء مجلس الإدارة والمدير التنفيذي وغيرهم من الموظفين والمتطوعين الإفصاح عن أية حصص ملكية لهم ي المؤسسات الربحية .
  • يتعين على أعضاء مجلس الإدارة والمدير التنفيذي وغيرهم من الموظفين والمتطوعين الإفصاح عن أية وظيفة أو مصلحة مالية او حصة ملكية تخص أي من أفراد أسرهم (الوالدان والزوجة / الزوجات / الزوج والأبناء / البنات ) في اية جمعيات أو مؤسسات ربحية تتعامل مع الجمعية أو تسعى للتعامل معها .
  • يتعين على أعضاء مجلس الإدارة والمدير التنفيذي وغيرهم من الموظفين والمتطوعين الإفصاح للجمعية والحصول على موافقتها على اية حالة يمكن ان تنطوي على تعارض محظور في المصالح . وتخضع جميع هذه الحالات للمراجعة والتقييم من قبل مجلس إدارة الجمعية وإتخاذ القرار في ذلك . عند غنتقال الموظف إلى وظيفة رئاسية في الجمعية أو إلى وظيفة في إدارة أخرى أو غير ذلك من الوظائف التي ربما تنطوي على تعارض مصالح ، ربما يتعين على الموظف إعادة تعبئة نموذج تعارض المصالح وأخلاقيات العمل وبيان الإفصاح في غضون 30 يوماً من تغيير الوظيفة . كما تقع على عاتق الرئيس المباشر للموظف مسؤولية التأكد من قيام الموظف بتعبئة استمارة الإفصاح على نحو تام .
  • يعرّض التقصير في الإفصاح عن هذه المصالح والحصول على موافقة الجمعية عليها المدير التنفيذي وغيره من الموظفين والمتطوعين للإجراءات التأديبية طبقاً لنظام العمل والتنمية الإجتماعية في المملكة العربية السعودية واللائحة الأساسية في الجمعية .

تقارير تعارض المصالح :

  • تودع جميع نماذج إفصاح أعضاء مجلس الإدارة لدى الإدارة التنفيذية .
  • تودع جميع نماذج إفصاح موظفي أو متطوعي الجمعية لدى وحدة شؤون الموظفات .
  • يقدم مراجع حسابات الجمعية الخارجي تقريراً خاصاً بالأعمال والعقود المبرمة لصالح الجمعية والتي تنطوي على مصلحة مباشرة او غير مباشرة لعضو المجلس ، حال طلب رئيس مجلس الإدارة ، ويضمن ذلك مع تقريره السنوي لآداء الجمعية الذي يقدمه للجمعية العمومية .
  • تصدر الإدارة المخولة بالمراجعة الداخلية تقريراً سنوياً يعرض على مجلس الإدارة يوضح تفاصيل الأعمال أو العقود التي انطوت على مصلحة لموظفي الجمعية وفقاً لنماذج الإفصاح المودعة لديها .

                                                                                                          نموذج التعهد

تعهد وإقرار :

أقر وأتعهد أنا ............................................................................................وبصفتي ....................................................

بأنني قد اطلعت على سياسة تعارض المصالح الخاصة بـ"جمعية وهج النسائية الخيرية" ، وبناءاً عليه اوافق وأقر وألتزم بما فيها وأتعهد بعدم الحصول على أي مكاسب أو أرباح شخصية بطريقة مباشرة أو غير مباشرة مستفيداً من موقعي كعضو مجلس إدارة او موظف في الجمعية وبعدم إستخدام أي معلومات تخص الجمعية أو أصولها أو مواردها لأغراضي الشخصية أو اقاربي أو أصدقائي أو أستغلها لأي منفعة أخرى .

التوقيع ........................................................................................

التاريخ : ......................................................................................

الموافق : ...................................................................................

سياسة الإحتفاظ

بالوثائق وإتلافها

سياسة الإحتفاظ بالوثائق وإتلافها

مقدمة :

هذا الدليل يقدم الإرشادات التي على الجمعية إتباعها بخصوص إدارة وحفظ وإتلاف الوثائق الخاصة بالجمعية .

النطاق :

يستهدف هذا الدليل جميع من يعمل لصالح الجمعية وبالأخص رؤساء الأقسام أو غدارات الجمعية والمدراء التنفيذيين وأمين مجلس الإدارة حيث تقع عليهم مسؤولية تطبيق ومتابعة ما يرد في هذه السياسة .

إدارة الوثائق :

يجب على الجمعية الإحتفاظ بجميع الوثائق في مركز إداري بمقر الجمعية ، وتشمل الآتي :

  • اللائحة الأساسية للجمعية وأي لوائح نظامية أخرى .
  • سجل العضوية والإشتراكات في الجمعية العمومية موضحاً به بيانات كل من الأعضاء المؤسسين أو غيرهم من العضاء وتاريخ انضمامه .
  • سجل العضوية في مجلس الإدارة موضحاً به تاريخ بداية العضوية لكل عضو وتاريخ وطريقة اكتسابها (بالانتخاب / التزكية) ويبين فيه بتاريخ الإنتهاء والسبب .
  • سجل إجتماعات الجمعية العمومية .
  • سجل إجتماعات وقرارات مجلس الإدارة .
  • السجلات المالية والبنكية والعهد .
  • سجل الممتلكات والأصول .
  • ملفات لحفظ كافة الفواتير والإيصالات .
  • سجل المكاتبات والرسائل .
  • سجل الزيارات .
  • سجل التبرعات .

تكون هذه السجلات متوافقة قدر الإمكان مع أي نماذج تصدرها وزارة العمل والتنمية الإجتماعية . ويجب ختمها وترقيمها قبل الحفظ ويتولى مجلس الإدارة تحديد المسؤول عن ذلك .

الإحتفاظ بالوثائق :

  • تحتفظ الجمعية بجميع الوثائق لمدة (5) سنوات .
  • تعد الجمعية لائحة توضح نوع السجلات في كل قسم .
  • يتم الإحتفاظ الكترونياً بنسخة لكل ملف او مستند حفاظاً على الملفات من التلف عند المصائب الخارجة عن الإرادة مثل النيران أو الأعاصير أو الطوفان وغيرها وكذلك توفر مساحات لسرعة استعادة البيانات .
  • يحتفظ كل قسم بالجمعية بنسخ الكترونية في قرص صلب .
  • تحفظ الجمعية الوثائق بطريقة منظمة حتى يسهل الرجوع للوثائق ولضمان عدم الوقوع في مظنة الفقدان أو السرقة أو التلف .

إتلاف الوثائق :

  • تقوم الجمعية بالتخلص من الوثائق وإتلافها عن طريق استخدام آلة الاتلاف الورقي .
  • تقوم الجمعية بإصدار مذكرة فيها تفاصيل الوثائق التي تم التخلص منها بعد إنتهاء مدة الإحتفاظ بها ويوقع عليها المدير التنفيذي ومجلس الغدارة .
  • بعد المراجعة وإعتماد الإتلاف ، تشكل لجنة للتخلص من الوثائق بطريقة آمنة وسليمة وغير مضرة بالبيئة وتضمن إتلاف كامل للوثائق .
  •  تقوم اللجنة المشرفة على الإتلاف بكتابة محضر رسمي ويتم الإحتفاظ به في الأرشيف مع عمل نسخ للمسؤولين المعنيين .

سياسة خصوصية البيانات

سياسة خصوصية البيانات

مقدمة :

توجب سياسة خصوصية البيانات على كل من يعمل لصالح الجمعية (ويشمل أعضاء مجلس الإدارة والمدراء التنفيذيين والموظفين والمتطوعين ) المحافظة على خصوصية بيانات المانحين والمتبرعين والمتطوعين والمستفيدين وعدم مشاركتها لأي أحد إلا في نطاق ضيق جداً حسب ما سيوضح في الفقرات التالية . كما توجب استخدام البيانات الخاصة لأغراض الجمعية فقط بما تقتضيه المصلحة .  

النطاق :

تطبق هذه السياسة على جميع من يعمل لصالح الجمعية سواء كانوا أعضاء مجلس غدارة أو مدراء تنفيذيين أو موظفين أو متطوعين بصرف النظر عن مناصبهم في الجمعية .

البيانات :

البيانات هنا ، تشمل أي بيانات عامة أو خاصة مثل البيانات الشخصية أو البريد الإلكتروني أو المراسلات أو أي بيانات اخرى تقدم للجمعية سواء من المتطوعين ، المانحين ، المتبرعين او المستفيدين من خدمات الجمعية .

الضمانات :

تهدف هذه السياسة إلى توضيح إجراءات التعامل مع البيانات والمحافظة على خصوصيتها داخل الجمعية أو من خلال موقع الجمعية الإلكتروني .

تضمن الجمعية ما يلي :

  • أن تتعامل الجمعية مع جميع بيانات المتعاملين معها بسرية تامة مالم يوافقوا على النشر .
  • لن تقوم ببيع أو مشاركة بينات المتعاملين معها مع أي جهة أخرى دون غذنهم .
  • لن ترسل الجمعية أي إيميلات أو رسائل نصية للمتعاملين معها سواء بواسطتها أو بواسطة أي جهة أخرى دون غذنهم .
  • أن تنشر الجمعية سياسة خصوصية البيانات على موقعها الإلكتروني ، إن وجد وان تكون متوفرة عند الطلب مطبوعة أو إلكترونية .
  • أن يكون للجمعية سياسة خاصة بخصوصية البيانات للمواقع الإلكترونية .